De syndicus

U bent eigenaar van een onroerend goed zoals een appartement, een winkel, een autostaanplaats, een garage, ...? Het gebouw bestaat uit minstens 2 kavels die eigendom zijn van verschillende personen?

Dan bent u wettelijk verplicht om een syndicus aan te stellen. De syndicus beheert de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom zoals bv. de inkomhal, de lift, de garage, ... en legt jaarlijks verantwoording af voor zijn beheer. Afhankelijk van het aantal panden, komt daar mogelijks de controle bij van de raad van mede-eigendom. Een rekencommissaris kijkt na of alles financieel correct verloopt.

Vrijblijvend een offerte aanvragen.


Waarom kiezen voor een professionele syndicus?

Een syndicus is erkend door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en via permanente vorming en bijscholing op de hoogte van de steeds vaker veranderende wetgeving. Doordat de syndicus een neutraal persoon is, worden conflicten i.v.m. belangenvermenging vermeden. Voor een syndicus primeert immers het belang van de gemeenschap. Gebouwen zijn steeds complexer waardoor het verdelen van de kosten geen sinecure is. Boekhoudkundige kennis en middelen zijn vandaag een noodzaak voor correcte afrekeningen.

  

1) Wat doet een syndicus?

Vanaf het ogenblik dat diverse woningen of panden, toebehorend aan meer dan één eigenaar, onder één dak vallen, worden we geconfronteerd met de wet op mede-eigendom (B.W. art 577). Deze vereniging van mede-eigenaars (alle eigenaars) beschikt als rechtspersoon over meerdere wettelijke organen, nl. de algemene vergadering (AV) en de syndicus.

De syndicus is beheerder van de gemene delen van een residentie.  Via de wet zijn de syndicus een 20-tal taken toebedeeld.

Daarnaast kan de syndicus ook nog andere taken toegewezen worden, bv. opvolgen schadedossiers, briefwisseling inzake private eigenaars, bijwonen en/of aanvaarden van opleveringen inzake gemene delen in naam en voor rekening van mede-eigendom of inwendig reglement, het opvragen van vergelijkende offerten etc... Deze taken zijn buitengewone prestaties.

De syndicus draagt zorg voor de uitvoering van de beslissing van de algemene vergadering en de wetgever legt de syndicus bepaalde wettelijke taken op zoals ondermeer:

- het financieel beheer

- het technisch beheer

- het administratief beheer

- het communicatief beheer

De syndicus kan dus geen eigen beslissingen nemen (tenzij bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen).

De syndicus zorgt ervoor dat de gemeenschappelijke installaties werken (dmv onderhoudscontracten of regie aannemingen = beslissing van de AV) en streeft naar een goede huisvrede. 

Het is een veel voorkomende misvatting dat de syndicus zelf komt poetsen, lampen vervangt, kleine klussen oplost, of zelf huisbewaarder is.

Het is perfect mogelijk dat één van de mede-eigenaars (of de raad van mede-eigendom) binnen het gebouw enkele van deze taken op zich neemt om zo de kosten te drukken.

Ook bij schadegevallen moet de syndicus handelen om alles in het werk te stellen om de oorzaak ten spoedigste te stoppen (bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen).

Daarnaast staat het controle orgaan "Raad van Mede-eigendom" in voor een vlotte werking tussen de VME en de syndicus.

De communicatie met de syndicus verloopt het vlotst via de Raad van Mede-Eigendom (in grotere gebouwen) ofwel rechtstreeks aan de syndicus en dit dan bij voorkeur schriftelijk.  Op die manier geraken gemelde zaken niet vergeten.

De rekencommissaris controleert de boekhouding.


2) Wat is de rol van de Raad van Mede-eigendom?

In veel gevallen wordt er naast de syndicus een raad van mede-eigendom aangesteld. De samenstelling kan uit 1 mede-eigenaar (kleinere gebouwen) of kan uit meerdere (grote gebouwen) mede-eigenaars bestaan. De taak van een raad wordt in de wet omschreven als: ”de syndicus bijstaan en toezicht houden op zijn beheer”.

Een raad van mede-eigendom heeft wettelijk geen enkele autonome beslissingsbevoegdheid! Zij kan alleen voor wel omschreven doeleinden of voor een beperkte duur de bevoegdheid van de algemene vergadering krijgen om handelingen te stellen. De syndicus blijft als enige aansprakelijk voor zijn beheer.

3) Wat is een Algemene Vergadering en waartoe dient ze?

De algemene vergadering (AV) is het hoogste orgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars. Hier worden zo goed als alle beslissingen genomen (uitgezonderd deze waartoe de syndicus geen mandaat behoeft of wanneer omwille van hoogdringendheid er geen tijd was om een bijzondere vergadering samen te roepen), wordt jaarlijks de financiële toestand besproken, wordt over de décharge gestemd.

De AV is in feite de wetgevende macht van de VME, de syndicus als gemandateerde (lasthebber) van de VME de uitvoerende macht. Zij wordt door de syndicus éénmaal per jaar samen geroepen. De periode/dag staan meestal in de statuten beschreven. Indien gewenst kan de algemene vergadering met de benodigde meerderheid zelf de periode, dag, uur wijzigen of vastleggen. Ook de modaliteiten (wijze van oproeping, vrije dagen die bij het versturen van de oproeping tussen de postdatum en datum AV moeten liggen,...) worden in het reglement van mede-eigendom bepaald.

De Algemene Vergadering heeft de globale beslissingsbevoegdheid en zal minstens één keer per jaar samenkomen. Zij verkiezen de raad van mede-eigendom en stellen de rekeningcommissaris aan. Gebouwen met meer dan 20 kavels zijn bij wet verplicht om een raad van mede-eigendom te installeren.


4) Hoever reikt de macht van de Algemene Vergadering?

De A.V kan geen beslissingen nemen die strijdig zijn met:

-haar eigen statuten;

-de wet

-de deontologische code van de syndicus

-haar eigen beslissingen.

 

5) Wie mag aanwezig zijn op een Algemene Vergadering?

1°De stemhoudende mede-eigenaar worden uitgenodigd door de syndicus.

Indien er meerdere eigenaars zijn voor één privatief dienen zij in onderling overleg één stemhouder aan te duiden.  Doen zij dit niet, dan worden zij geschorst van deelname aan de beraadslagingen (stemrondes) tijdens de A.V, totdat zij één stemhouder hebben aangeduid.

Deze aanduiding dient schriftelijk te gebeuren bij de syndicus.  Deze aanduiding moet ter goedkeuring en aanvaarding worden ondertekend door alle mede-eigenaars van dit kavel.

Bovendien moet de stemhoudende mede-eigenaar, schriftelijk en uitdrukkelijk laten weten aan de syndicus hoe hij zijn correspondentie wilt ontvangen, via email of per (aangetekende) post.

De stemhouder moet elke adreswijziging zelf melden aan de syndicus.  De syndicus stuurt zijn uitnodigingen en correspondentie naar het door hem laatst gekende adres (of email).

Wie kan mede-eigenaar zijn van één kavel?  bv. Vruchtgebruik/blote eigendom, huwelijksgemeenschap, mede-eigendom van één kavel (bv. samenwonenden, broers of zussen, etc.... die samen één appartement of andere kavel in de mede-eigendom bezitten).

2°Een stemhouder kan zich laten vertegenwoordigen via volmacht door een lasthebber.

Iedereen, behalve de syndicus, kan lasthebber zijn.

Een lasthebber kan nooit meer dan 3 volmachten vertegenwoordigen behalve als hij hierdoor (meer dan 3 volmachten) onder de 10% van de aandelen vertegenwoordigt.


6) Wat is een Bijzondere Algemene Vergadering?

Buiten de jaarlijkse statutaire vergadering kan de syndicus steeds wanneer hij dit in het belang van de VME dringend en noodzakelijk acht, een extra (bijzondere) algemene vergadering bijeen roepen. Ook mede-eigenaars kunnen tot zulke vergadering oproepen. De wet voorziet dat wanneer één of meerdere eigenaars die tezamen minstens 1/5de van de totale gemeenschappelijke aandelen vertegenwoordigen (tenzij strengere bepalingen in de statuten worden voorzien), tot een bijzondere vergadering kunnen oproepen. Dit gebeurt middels de zorgen van de syndicus. Diegene die om de bijzondere vergadering verzoekt, meldt schriftelijk duidelijk het dagordepunt of punten die dienen te worden behandeld/waarover dient te worden beslist. Wanneer de syndicus onrechtmatig weigert dit te doen of aan de vraag verzuimt, dan kunnen de eigenaars aan de rechter vragen de vergadering te gelasten. Net zoals de algemene vergadering, dienen de modaliteiten met betrekking tot de oproeping te worden nageleefd. Verder gelden dezelfde regels als wanneer het om een statutaire vergadering zou gaan.


7) Wat is het verschil tussen gemene delen en privatieve delen?

De ”gemene delen” of ”gemeenschappelijke delen” zijn die delen van een mede-eigendom (appartementsgebouw) die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door meerdere mede-eigenaars of door alle.

Voorbeelden zijn: daken, liften, traphallen, ...

De ”privatieve delen” of de ”privatieven” zijn de delen die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door slechts één eigenaar.

Voorbeelden zijn: de appartementen zelf, kelders van individuele eigenaars, ...

Het onderscheid tussen gemene en privatieve delen is belangrijk omdat het bepaalt wie erover bevoegd is: de vereniging van mede-eigenaars heeft immers geen beslissingsbevoegdheid over de privatieve delen.


8) Wat zijn de statuten?

De statuten zijn in feite de Bijbel van de residentie. Deze omvat de basisakte: oorsprong van eigendomsrecht; en het reglement van Mede-eigendom: de rechten en plichten inzake mede-eigendom.

Vrijblijvend kan de VME een reglement van inwendige orde opstellen. Dit zijn afspraken die gemaakt worden inzake de leefcode binnen de residentie.


© tinus 2017